Voor veel mensen betekent toenemende vaccinatiegraad dat lang uitgestelde vakanties nu mogelijk zijn en dat ook persoonlijke conferenties langzaam weer beginnen. Maar voordat je naar het strand of het congrescentrum gaat, wil je een automatisch antwoord op een afwezigheidsbericht per e-mail sturen naar iedereen die probeert contact op te nemen terwijl je weg bent. Een beetje nadenken vooraf kan de stress voor uw correspondenten verminderen – en ervoor zorgen dat ze u niet opjagen voor die brandende vraag.
Voordat we gaan kijken welke informatie er in een effectief out-of-office bericht moet staan, even een snelle tip. Maak geen aangepaste regel in Mail of een andere e-mailapp die automatisch op elk bericht reageert. Het is te gemakkelijk om antwoorden te sturen op elk bericht van een mailinglijst of naar een adres dat zelf zal antwoorden, waardoor een maillus ontstaat waarin elk bericht een ander antwoord genereert, tot in het oneindige. Bovendien moet de Mac ingeschakeld en actief blijven terwijl je weg bent, anders doet hij niets terwijl je weg bent en beantwoordt hij alles wanneer je weer aan het werk gaat en zet hem aan! Stel in plaats daarvan dergelijke auto-responders in de serverinstellingen voor uw e-mailprovider in, die beter zijn in het vermijden van mailloops. Hier zijn instructies voor Gmail, iCloud, Outlook.com, Spectrum, Xfinity/Comcast en Yahoo. Als je een andere e-mailprovider of een e-mailaccount van je werkgever of school gebruikt, neem dan contact op met ondersteuning voor meer informatie.
De sleutel tot het schrijven van een afwezigheidsbericht dat uw correspondenten tevreden stelt, is door uzelf in hun schoenen te verplaatsen. Welke informatie willen ze waarschijnlijk van je? Hoe zullen ze reageren als ze horen dat je weg bent? Verschillen de antwoorden op deze vragen voor verschillende doelgroepen?
Er is niet één perfect out-of-office-bericht, maar bij het opstellen van uw bericht raden we u ten zeerste aan om alle volgende informatie op te nemen, of op zijn minst te overwegen.
- Reden van de reis: Aanzienlijke details zijn niet nodig, maar er is een groot verschil tussen op vakantie zijn en op een conferentie. Je hebt het misschien te druk om snel e-mails te lezen en te beantwoorden tijdens de conferentie, maar je bent waarschijnlijk niet helemaal niet beschikbaar, zoals je zou zijn tijdens het kanoën in de Canadese wildernis. Openhartig zijn helpt bij het stellen van verwachtingen.
- Locatie: het delen van je ruwe locatie kan handig zijn als je semi-beschikbaar bent, maar in een radicaal andere tijdzone. Het kan soms ook tot gelukkige toevalligheden leiden wanneer een contactpersoon zich realiseert dat je in hun stad bent. Maar als u probeert de stekker uit het stopcontact te halen en weg te komen, hoeft u niet specifiek te worden.
- Beschikbaarheid: Soms is het antwoord eenvoudig: u bent niet beschikbaar. Maar als je semi-beschikbaar of beschikbaar bent in geval van nood, probeer dan de juiste verwachtingen te stellen voor hoeveel je wilt afhandelen in plaats van naar collega’s te sturen.
- Datums: Vermeld altijd het datumbereik dat u weg bent. Veel dingen kunnen wachten, en als je correspondent ziet dat je de 17e terug bent, halen ze misschien hun schouders op en herinneren ze je eraan om daarna op je te reageren. Anderen zullen zich realiseren dat ze meteen op verschillende plannen moeten klauteren.
- Alternatieve contacten: wie pakt de boel op als je weg bent, of wie kan helpen in geval van nood? Denk goed na over de verschillende groepen mensen die u e-mail sturen en schrijf eenvoudige ALS/DAN-zinnen die hen naar de juiste persoon leiden. “Als je hulp nodig hebt bij de printproductie, neem dan contact op met John Gutenberg via ppress@example.org.” Het is onnodig om te zeggen dat u die mensen altijd moet vragen of ze eerst vragen over uw verantwoordelijkheden kunnen beantwoorden, voor het geval ze te veel plannen hebben of van plan zijn om ook weg te zijn. Als je merkt dat je veel mensen vermeldt, kijk dan of je in plaats daarvan één primair contact kunt aanwijzen.
- Geef contactgegevens op: tenzij u in een grote organisatie met een bedrijfstelefoonboek werkt en niet veel met buitenstaanders communiceert, moet u voor elk van de contacten die u lijst.
- Veelgestelde vragen: Als veel van uw e-mailvragen beantwoord kunnen worden met een verwijzing naar een webpagina, overweeg dan om dergelijke links te gebruiken in plaats van alternatieve contacten. Correspondenten zouden gelukkiger zijn als een pagina het nodige antwoord gaf in plaats van te moeten wachten op een antwoord van een andere persoon.
Hier volgen nog een paar algemene tips:
- Houd het bericht kort en krachtig.
- Blijf positief – het is een goede gelegenheid om een assistent of collega te prijzen – en wees voorzichtig met humor, want je weet nooit precies hoe anderen het zullen opvatten.
- Beloof niet om binnen een bepaald tijdsbestek te antwoorden nadat je terug bent. Zelfs als dat uw plan is, kunnen vluchten van luchtvaartmaatschappijen worden geannuleerd, kunt u terugkeren met een ernstig geval van griep, of iets anders kan samenzweren om uw antwoord te vertragen.
- Bewerk zorgvuldig om ervoor te zorgen dat e-mailadressen en telefoonnummers correct zijn en om typefouten te elimineren. Je weet niet wie je e-mails kan sturen terwijl je weg bent, en als het het hoofd van je bedrijf, een belangrijke leverancier of een potentiële investeerder zou zijn, zouden dergelijke fouten je carrière geen plezier doen.
- Als uw e-mailservice u geen automatische einddatum laat instellen, vergeet dan niet om uw afwezigheid uit te schakelen bericht zodra je terug bent!