De vele voordelen van VoIP nummers voor bedrijven

Heeft jouw bedrijf een betrouwbare internetverbinding? Als het antwoord ja is, dan kan je bedrijf baat hebben bij het gebruik van VoIP.

Kort voor Voice over Internet Protocol is VoIP een technologisch protocol waarmee spraak en multimedia gegevens via het Internet kunnen worden verzonden. In meer alledaagse termen: als je telefoneert, kunnen je stemgegevens worden gedigitaliseerd tot pakketten en via het Internet worden verzonden, in plaats van via koperdraden en zendmasten.

Als je ooit een dienst als Skype, Zoom of Google Hangouts hebt gebruikt, dan ben je al bekend met de basisfuncties van VoIP. Toch heb je er misschien niet bij stilgestaan hoe dit soort functionaliteit kan worden gebruikt als de primaire communicatiefunctie van je bedrijf. 

In dit artikel belichten we 5 voordelen van het gebruik van VoIP voor je bedrijf.

1. VoIP leidt tot kostenbesparingen

Wie wil er geen geld besparen? Met VoIP kunnen bedrijven op de volgende manieren kosten besparen:

Lagere interlokale kosten – Omdat spraakgegevens via internet worden verzonden in plaats van via de verouderde koperdraadinfrastructuur van ISDN, is het voeren van een interlokaal telefoongesprek vergelijkbaar met het versturen van een e-mail. De meeste VoIP providers brengen lage of geen interlokale kosten in rekening, waardoor de telefoonrekening van een gemiddeld bedrijf met ongeveer 40% kan dalen.

Als je VoIP aanbieders evalueert, bekijk dan eerst je telefoonrekening om te zien waar je te veel betaalt. Als je interlokale kosten hoog zijn of je betaalt voor een interlokale bundel om je abonnement niet te overschrijden, zoek dan een VoIP-provider die helemaal geen interlokale kosten in rekening brengt.

– Lagere hardwarekosten – Traditionele telefoonsystemen hebben veel apparatuur nodig om te functioneren. Die kosten kunnen oplopen, waardoor de installatie van een vaste telefooninstallatie een grote financiële onderneming wordt.

– VoIP-systemen daarentegen vereisen beperkte apparatuur. En als je kiest voor een hosted VoIP oplossing, dan heb je geen andere apparatuur nodig dan IP-telefoons die via het internet gesprekken kunnen ontvangen.

– Lagere (of geen) onderhoudskosten – De enige constante bij hardware is dat die het onvermijdelijk begeeft. Het onderhouden en repareren van die apparatuur kan duur zijn, vooral als je geen gecertificeerde telefoontechnicus of IT-ondersteuningsspecialist in je vaste staf hebt om problemen op te lossen als die zich voordoen.

Tip: zakelijk nummer aanvragen

2. VoIP is mobiel

Omdat VoIP kan worden gebruikt op elk communicatieapparaat met een internetverbinding, gaat er een hele nieuwe wereld voor je bedrijf open. Jij en je medewerkers zijn niet langer gebonden aan je bureau of beperkt tot je bedrijfsterrein met een draadloze telefoon. In plaats daarvan kun je overal zijn en toch communiceren alsof je op kantoor bent.

Deze mobiliteit is een spelbreker, vooral voor kleine bedrijven. Als je werknemers hebt die vanuit huis werken, reizen of zich in verschillende delen van het land bevinden, kunnen jullie allemaal met elkaar communiceren via één enkele telefoonlijn.

Zelfs als jij en je team allemaal op dezelfde plaats zijn, kan het hebben van kantoor telefoon functionaliteit buiten het kantoor zowel je interne als externe communicatie verbeteren. Bijvoorbeeld, in plaats van te proberen een werknemer te bereiken op zijn persoonlijke mobiele telefoon als hij weg is (of een voicemail achter te laten op zijn bureautelefoon), kun je direct hun zakelijke lijn bellen, en die gaat dan over naar hun mobiele apparaat. Om de balans tussen werk en privé niet te verstoren, kunnen werknemers hun apparaten op niet storen zetten, meldingen uitschakelen en antwoorden met automatische berichten over hun beschikbaarheid.

3. VoIP heeft meer mogelijkheden

Traditionele telefoonsystemen kunnen niet meer concurreren met de geavanceerde functionaliteit van VoIP. Vaste systemen hebben niet alleen minder functies, maar die functies hebben ook een flink prijskaartje. Vergelijk dit met VoIP, waar de meeste functies standaard worden geleverd voor één laag tarief, en bedrijven meer diensten kunnen toevoegen tegen lagere prijzen.

Niet alle VoIP-systemen zijn hetzelfde, maar de systemen voor bedrijven hebben meestal de volgende mogelijkheden:

– Geautomatiseerde telefonisten

– Wachtmuziek en aangepaste marketingberichten

– Menu’s en telefoonboeken

– Zoek me / Volg me

– Voicemail naar e-mail transcripties

– Doorschakelen, doorverbinden en opnemen

– Analyse van gesprekken

– Automatische oproepverdeling

– Faxen via internet

– Tekstberichten en teamchat

– Conferentiegesprekken

– Videoconferenties

Elk van deze functies heeft waarde voor een bedrijf, of je nu drie werknemers hebt of 300. Het grootste voordeel van VoIP is misschien wel dat je deze functies zo kunt implementeren dat je bedrijf professioneler wordt. Je kunt veel groter lijken dan je bent, en je klanten en bellers een klantenservice op VIP-niveau bieden.

Hoe vaak heb je bijvoorbeeld al niet gebeld naar een mamma en pop bedrijf en een statisch klinkende voicemail gekregen met verouderde informatie? De begroeting kan je eraan herinneren dat het kantoor gesloten is op Koningsdag, maar dat was weken geleden. Je probeert een bericht achter te laten, maar de voicemailbox is vol. Je begint te twijfelen of dit bedrijf wel het juiste voor je is. Dus bel je het volgende bedrijf dat bij het zoeken op internet tevoorschijn kwam.

Een VoIP-systeem daarentegen begroet een beller met een professionele automated attendant die gemakkelijk kan worden aangepast door iedereen in je team met beheertoegang. De beller krijgt een optie om informatie over je bedrijf te ontvangen, zoals openingstijden, locaties, diensten, enz. Wordt de beller doorverbonden, dan klinkt er aangename wachtmuziek terwijl hij wacht tot het gesprek wordt beantwoord.

Afhankelijk van de beschikbaarheid van je team kan de oproep worden doorgeschakeld naar een reeks medewerkers terwijl het systeem zoekt naar iemand die beschikbaar en gekwalificeerd is om de oproep aan te nemen. Is er niemand beschikbaar, dan wordt de beller gevraagd een voicemail achter te laten. Ook hier is de kans groot dat de beller geen bericht achterlaat, maar dat is niet erg, want je hebt gemiste oproep sms.

Met gemiste oproep sms krijgt je beller een automatisch spraakbericht, dat hem laat weten wanneer iemand hem terugbelt. De beller kan zelfs corresponderen met het voicemailbericht, en je team kan antwoorden, zodat er een dialoog ontstaat. Zoals je je kunt voorstellen gaat dit serviceniveau verder dan wat bedrijven met een traditioneel telefoonsysteem kunnen bieden.

Uitgelicht: VoIP nummer aanvragen 

4. VoIP is schaalbaar

Als je bedrijf groeit, dan is het logisch dat je medewerkers moet toevoegen. Vanuit het oogpunt van communicatie kan dit een beetje een gedoe zijn. Als je een traditioneel telefoonsysteem gebruikt, dan heb je een nieuwe telefoon nodig, en die telefoon moet worden uitgerust met een actieve lijn. Afhankelijk van de opzet van je kantoor kan dat een duur bezoek van een technicus vergen, die een lijn moet toevoegen en je hele systeem opnieuw moet configureren.

Bedrijven die VoIP hebben, kunnen hun provider bellen en binnen enkele minuten een lijn toevoegen.

5. VoIP is gemakkelijk te gebruiken

We noemden al eerder dat bedrijven vaak een telefoontechnicus of IT-expert nodig hebben om hun telefoonsysteem aan te passen of bij te werken. VoIP daarentegen is veel gemakkelijker te gebruiken.

Veel VoIP systemen worden geleverd met een desktop en/of mobiele applicatie met een uitgebreid dashboard dat functioneert als bedieningspaneel. Je kunt gemakkelijk je uitgaande berichten wijzigen, je telefoonboom bijwerken, regels voor gespreksdistributie instellen, kantooruren herzien, je wachtmuziek afwisselen, en meer.